När ett mindre företag i Göteborg tar hjälp med lönerna är det sällan planerat långt i förväg. Oftast har ekonomiassistenten som skött dem i sex år sagt upp sig, eller så har företaget vuxit från fem till femton anställda utan att någon riktigt märkt när lönerna blev ett halvtidsjobb. Beslutet att lämna över brukar gå fort. Övergången tar längre tid, och det är i den första lönekörningen hos en ny aktör som felen brukar dyka upp.
De flesta av felen går att undvika, och det mesta av förberedelsen handlar om att samla ihop uppgifter som redan finns men ligger utspridda i det gamla lönesystemet och i huvudet på den som körde lönerna.
Välj månad med omsorg
En övergång blir enklast vid ett månadsskifte, när arbetsgivardeklarationen för föregående månad redan är inlämnad. Då börjar den nya byrån med en period som ingen annan har rapporterat och slipper rätta i någon annans siffror.
Undvik om möjligt att byta samma månad som lönerevisionen, när många löner ändras på en gång. Tänk också på semesteråret. Enligt semesterlagen löper det från den 1 april om inget annat har avtalats, och det är vid skiftet som semesterdagar räknas om och sparade dagar förs över. Mars och april är därför dåliga månader att lära känna ett nytt företag. Årsskiftet är ett vanligare val, eftersom skattetabellerna ändå byts då.
Ge byrån behörighet hos Skatteverket
För att byrån ska kunna lämna arbetsgivardeklarationer åt företaget behöver den registreras som ombud hos Skatteverket, av någon som får företräda företaget. Gör det tidigt. Det tar några minuter, men det glöms lätt bort, och upptäcks det den 11:e i månaden blir det bråttom eftersom deklarationen ska vara inne dagen efter.
Ta samtidigt bort behörigheten för den som skötte deklarationerna tidigare, när samarbetet är avslutat. Två ombud för samma arbetsgivare är sällan ett problem i praktiken, men det gör det otydligt vem som ansvarar för vilken månad.
Det här behöver byrån från er
Ju mer som finns samlat från start, desto färre frågor blir det den första månaden. Det här brukar behövas:
- Anställningsavtal och aktuell lön för varje anställd, även timlöner, tillägg och provisionsupplägg
- Bankkonton, skattetabell och eventuella jämkningsbeslut
- Semestersaldon med intjänade, betalda och sparade dagar per person
- Pågående frånvaro, som sjukskrivningar och föräldraledighet
- Kollektivavtal, om ni har ett, och vilken pensionslösning som gäller
- Förmåner som ska redovisas, till exempel bilförmån eller kostförmån
- De senaste lönebeskeden och arbetsgivardeklarationerna, så att siffrorna går att stämma av
Semestersaldona är det som oftast saknas. De ligger i det gamla systemet och kommer inte alltid med när personalregistret exporteras. Ta ut en rapport per anställd innan det gamla systemet sägs upp och spara den. Samma sak gäller årets utbetalda löner, som bland annat behövs när semesterlönen enligt procentregeln ska räknas fram.
Bestäm hur pengarna ska gå ut
En praktisk fråga som ibland hamnar sist är själva utbetalningen. En del byråer skickar en lönefil som företaget godkänner i sin internetbank, andra sköter utbetalningen själva med företagets medgivande. Båda fungerar, men alla inblandade behöver veta vem som trycker på knappen och vilken dag. Samma sak gäller rapporteringen av avtalspension, till Collectum för ITP eller Fora för SAF-LO, om företaget har kollektivavtal.
Granska den första lönekörningen extra noga
Räkna med att den första månaden tar lite längre tid. Gå igenom lönebeskeden innan pengarna går ut och jämför med förra månaden, anställd för anställd. En skillnad behöver inte vara ett fel, men den ska gå att förklara. Det vanligaste är att en semesterdag eller en sjukdag hamnat på fel månad, och det är lättare att rätta före utbetalningen än efter.
Det hjälper om den som körde lönerna tidigare finns tillgänglig för frågor den första månaden. Ett kort samtal om hur övertid eller provision brukar räknas sparar ofta flera mejl fram och tillbaka.
Se också till att alla anställda har fått inloggning till systemet där de ska rapportera tider och frånvaro, och berätta var lönebeskedet kommer att finnas framöver. Annars kommer frågan ”var är min lönespec?” i ett par dussin varianter samma dag.
Så arbetar en lönebyrå i Göteborg i dag
Actricia i Askim är en auktoriserad redovisningsbyrå som också fungerar som lönebyrå i Göteborg, för allt från enskilda firmor till företag med ett femtiotal anställda. Där rapporterar personalen tider och avvikelser i en mobilapp eller på webben, arbetsgivaren attesterar med några klick och byrån beräknar och betalar ut lönerna. Pensioner, semesterersättning, förmåner, sjukskrivningar och arbetsgivardeklarationer ingår, liksom kontakterna med myndigheterna. När en ny medarbetare börjar sköter byrån det administrativa kring lönen, och lönehanteringen ingår i paket med fast pris.
Oavsett vilken byrå det blir är auktorisationen en bra första kontroll. En auktoriserad lönekonsult har klarat Srf konsulternas krav på utbildning och erfarenhet och omfattas av branschens kvalitetskontroller. Fråga också vem som blir er kontaktperson och vem som tar över när den personen har semester.
En fråga att börja med
Den som funderar på att lämna över lönerna kan börja med att fråga sig vad som händer den 25:e om personen som kör lönerna i dag är sjuk. Blir svaret att ingen riktigt vet är det läge att planera övergången nu, medan det fortfarande går att välja månad.
